<div dir="ltr">Hey Donna,<div><br></div><div>As an expressly non-official member, lemme take a crack at some feedback.</div><div><br></div><div>I think you've asked the question in a way that can only be answered with a denial of the request. You are asking the club to "approve" a remote site they have no real knowledge about other than location. I don't see how the club can approve a site when you are reticent to get approval from the owner.</div><div><br></div><div>But the question itself might need to be reconsidered. Maybe I haven't found the most updated guidelines, but the document I'm reading does not say anything about owner permission. I do remember Doug recently talking about 

 effectively having the goodwill of the owner/manager of the site, before, during and after usage. </div><div><br></div><div>What the rules do say is that you have to notify the club secretary with the location so it can be reviewed "for suitability" . I take this to mean it is suitable from a standpoint of being a site the judges would consider to be likely in-line with the competition rules. I don't take it as an approval of a competitor's right to use the site, since they have no authority to grant such. So "approval" here means, yes, the judges will accept the videos from that location as a submitted entry in the event. In no way are they granting you the right to use that site for your intended purpose.</div><div><br></div><div>Doug and Carl,</div><div><br></div><div>Maybe it would help to clarify a little bit on the guidelines page that approval is meant only in the sense of suitability as a course containing the terrain/feature requirements of the contest, and that by submitting an entry, a contestant attests they have the appropriate permissions and good will of the site owners or managers for their use of the site.</div><div><br></div><div>You might even want to go as far as inserting hold-harmless language into whatever tool you are using for contest registration.</div><div><br></div><div>Just my tuppence,</div><div><br></div><div>Karim</div><div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, May 19, 2021 at 12:11 PM Donna Smith via DPRGlist <<a href="mailto:dprglist@lists.dprg.org">dprglist@lists.dprg.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div><div style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif;font-size:13px"><div dir="ltr"><div><div style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif" dir="ltr">Doug, was not sure if you seen my resend of this info - so created fresh email.....</div><div style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif" dir="ltr">----------------------------------------</div><div style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Hi Guys,</div><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Today I reread the clarified \ remote entry rules and I have a question plus I want to pass on the data for my chosen venue (to get it approved).</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif"> </p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Question:</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">I see I have to get permission of the owner to use the site; I certainly understand why and what on this, but this rule causes a bit of a concern-for-use on my part.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Let me explain – the site I want to use is in my local public school district system. I checked on their website to see who\where I would apply for such permission.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">I did locate such info but the site indicates that “any rentals of school property are currently suspended due to COVID”. Note, the school is functioning currently in a hybrid format with kids attending some days per week in addition teachers\staff being there 5 days per week – so they are not in shutdown.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">I know their process and what I’d be asking the school district is not a traditional event rental – after all it would just be for myself, my robot and gear and my judge\assistant.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">There is also the very likely need I would have to pay a fee to do this ‘rental’ – something I really don’t want to do for this type of event.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">The reason I know the process and fee is that I have worked with rental of this venue back in 2017 when I worked to get this access for a summer run of Robo-Magellan; so I know the people involved.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">In theory, since I would be accessing the school grounds on a Saturday, they would never even know about my being there unless I contact them about it; and start “rolling a ball of yarn” on this.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">So rolling back to the start of my question – what I would love to do for ease (and potential rental fee) let alone being told that I can’t rent the grounds due to the COVID suspension – I would prefer not to have to get owner (school district) permission.</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Would that be possible in this case?</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif"> </p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Chosen venue (one described above) to get approval on:</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Google Maps link - <a href="https://goo.gl/maps/oUaB99ztPbt8vE3j6" style="color:blue;text-decoration-line:underline" rel="nofollow" target="_blank">https://goo.gl/maps/oUaB99ztPbt8vE3j6</a></p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif;margin-bottom:5pt">Lat\Long coords = 47.3803627, -122.2814262</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Physical address = 24629 42nd Ave. S. Kent, WA 98032</p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif"> </p><p style="font-family:"Helvetica Neue",Helvetica,Arial,sans-serif">Thanks guys and I look forward to your decision, Donna</p></div><br></div></div></div>_______________________________________________<br>
DPRGlist mailing list<br>
<a href="mailto:DPRGlist@lists.dprg.org" target="_blank">DPRGlist@lists.dprg.org</a><br>
<a href="http://lists.dprg.org/listinfo.cgi/dprglist-dprg.org" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.dprg.org/listinfo.cgi/dprglist-dprg.org</a><br>
</blockquote></div>